Політика конфіденційності
Версія від 25.08.2026
Нижче ми пояснюємо, які персональні дані обробляємо, з якою метою, на якій підставі, як довго їх зберігаємо та які у вас права щодо нас. Якщо щось незрозуміло — напишіть нам.
1. Хто є адміністратором ваших даних
Адміністратором ваших персональних даних є VSTREFA Sp. z o.o. з місцезнаходженням за адресою ал. Jana Pawła II 80/4, 00-175 Варшава, Польща, внесена до реєстру підприємців Державного судового реєстру за номером 0001224934, NIP 5253080428, REGON 544048422.
З усіх питань щодо персональних даних пишіть на адресу kontakt@vstrefa.com. Ми не призначали інспектора із захисту даних — цей обов’язок нас не стосується.
Ця політика описує ситуації, у яких МИ вирішуємо про цілі та способи обробки. Окремою справою є кореспонденція, що надходить нашим клієнтам: там адміністратором є клієнт, а ми діємо за його дорученням. Правила цього доручення описує §13 Регламенту надання послуг.
2. Які дані ми обробляємо
Обсяг залежить від того, у яких ви з нами відносинах. Нижче повний перелік.
| Кого стосується | Які дані |
|---|---|
| Особа, яка заповнює форму замовлення | Ім’я та прізвище, адреса електронної пошти, номер телефону, дані представленої компанії (назва, адреса, NIP, REGON, KRS) |
| Особа, яка підписує договір | Ім’я та прізвище, посада, номер PESEL, вид і номер документа, що посвідчує особу, адреса електронної пошти, номер телефону |
| Особа, уповноважена отримувати кореспонденцію | Ім’я та прізвище, номер PESEL, номер документа, що посвідчує особу |
| Користувач Панелі клієнта | Адреса електронної пошти (вона ж логін), зашифрований пароль, історія користування панеллю |
| Клієнт, якому виставляють рахунки | Дані, необхідні для виставлення рахунка, та історія платежів |
| Особа, яка телефонує на наш номер | Запис розмови, номер телефону, дата й час з’єднання |
| Особа, яка пише через контактну форму | Ім’я та прізвище, адреса електронної пошти, номер телефону, зміст повідомлення |
| Відвідувач сайту | IP-адреса, тип браузера, відвідані сторінки, дані з файлів cookie |
Номери PESEL і номери документів, що посвідчують особу, ми збираємо лише там, де це необхідно: під час укладення договору та під час уповноваження на отримання чужої кореспонденції. В обох випадках вони служать виключно для підтвердження особи й не використовуються для жодних інших цілей.
Телефонні розмови на наш робочий номер записуються. Запис служить підтвердженню домовленостей, досягнутих телефоном, і підвищенню якості обслуговування. Якщо ви не бажаєте, щоб вас записували, зв’яжіться з нами письмово.
3. Навіщо ми обробляємо дані та на якій підставі
| Мета | Правова підстава | Термін зберігання |
|---|---|---|
| Укладення та виконання договору: обслуговування кореспонденції, ведення Панелі клієнта, поточний контакт | Ст. 6 п. 1 літ. b GDPR — виконання договору | На час дії договору |
| Виставлення рахунків і ведення розрахункової документації | Ст. 6 п. 1 літ. c GDPR — правовий обов’язок (податкове та бухгалтерське законодавство) | 5 років від кінця року, у якому минув строк сплати податку |
| Підтвердження особи тих, хто підписує договір і отримує кореспонденцію | Ст. 6 п. 1 літ. c і літ. f GDPR — правовий обов’язок і наш законний інтерес | На час дії договору та строк позовної давності |
| Встановлення, пред’явлення та захист вимог, зокрема стягнення заборгованості | Ст. 6 п. 1 літ. f GDPR — законний інтерес | До спливу строку позовної давності |
| Запис телефонних розмов | Ст. 6 п. 1 літ. f GDPR — законний інтерес: підтвердження домовленостей і підвищення якості обслуговування | Не довше, ніж це потрібно для зазначеної мети |
| Відповідь на повідомлення з контактної форми | Ст. 6 п. 1 літ. a GDPR — ваша згода | До надання відповіді, а потім до відкликання згоди |
| Забезпечення безпеки сервісу та протидія зловживанням | Ст. 6 п. 1 літ. f GDPR — законний інтерес | До 12 місяців |
| Аналіз трафіку на сайті та вимірювання ефективності реклами | Ст. 6 п. 1 літ. a GDPR — ваша згода у вікні згод | До відкликання згоди або закінчення строку дії файлів cookie |
Надання даних є добровільним, але в обсязі, необхідному для укладення та виконання договору, — обов’язковим. Без них ми не можемо укласти договір і надавати послугу.
4. Кому ми передаємо дані
Ми не продаємо дані й не передаємо їх іншим суб’єктам з маркетинговою метою. Передаємо лише там, де це потрібно для надання послуги або вимагається законом.
| Кому | В якому обсязі |
|---|---|
| Постачальники серверної інфраструктури | Зберігання даних і резервних копій |
| Суб’єкт, що забезпечує ІТ-обслуговування | Підтримка та розвиток сайту й Панелі клієнта |
| Постачальник системи виставлення рахунків | Дані, необхідні для виставлення та надсилання рахунка |
| Оператор телефонного зв’язку | Обслуговування дзвінків і зберігання записів розмов |
| Бухгалтерія та юридичні радники | В обсязі, необхідному для розрахунків і юридичного супроводу |
| Поштові оператори та кур’єрські компанії | Доставка кореспонденції — вони діють як окремі адміністратори |
| Державні органи | Виключно на вимогу, що випливає із закону |
Повний і актуальний перелік суб’єктів, яким ми доручаємо обробку, розміщено на окремій сторінці: vstrefa.com/podmioty-przetwarzajace.
Частина інструментів, якими ми користуємось, може обробляти дані поза Європейським економічним простором. Це відбувається на підставі стандартних договірних положень, затверджених Європейською Комісією. Подробиці щодо кожного суб’єкта наведено в переліку, згаданому вище.
5. Ваші права
У зв’язку з обробкою даних вам належать такі права:
- доступу до своїх даних та отримання їх копії
- виправлення даних, які є неправильними або неповними
- видалення даних, якщо в нас немає підстави для подальшої обробки
- обмеження обробки — ви можете вимагати призупинення обробки до з’ясування справи
- перенесення даних, які ви надали нам на підставі згоди або договору
- заперечення проти обробки, що ґрунтується на нашому законному інтересі
- відкликання згоди в будь-який момент — відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої раніше
Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть на kontakt@vstrefa.com. Ми відповідаємо без зайвої затримки, щонайпізніше протягом місяця.
Якщо ви вважаєте, що ми обробляємо ваші дані незаконно, ви маєте право подати скаргу до наглядового органу: Голова Управління захисту персональних даних (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), вул. Stawki 2, 00-193 Варшава, Польща.
6. Чи ухвалюємо ми рішення автоматично
Ми не ухвалюємо щодо вас рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці й спричиняли б правові наслідки або подібним чином істотно на вас впливали. Ми також не здійснюємо профілювання в цьому розумінні.
Натомість ми користуємось інструментами, що допомагають у роботі, — наприклад, для попереднього розпізнавання даних зі сканованої кореспонденції або для підготовки чернетки відповіді. Результат таких інструментів завжди перевіряє людина, перш ніж щось буде надіслано чи збережено.
7. Файли cookie
Файли cookie — це невеликі текстові файли, що зберігаються у вашому браузері. Ми використовуємо їх із трьома цілями: щоб сервіс працював правильно, щоб запам’ятати ваші налаштування та — після надання згоди — щоб вимірювати трафік і ефективність реклами.
| Вид | Для чого служать | Чи потрібна згода |
|---|---|---|
| Необхідні | Підтримання сесії, безпека форм, запам’ятовування вибору мови | Ні — без них сервіс не працює |
| Аналітичні | Статистика відвідувань і способу користування сайтом | Так |
| Рекламні | Вимірювання ефективності рекламних кампаній | Так |
Згоду ви надаєте у вікні згод, що показується під час першого візиту. Ви можете відкликати її будь-коли, змінивши вибір у цьому вікні або видаливши файли cookie в налаштуваннях браузера. Обмеження необхідних файлів може унеможливити користування Панеллю клієнта.
8. Безпека
Ми застосовуємо технічні й організаційні заходи, що відповідають ризику: з’єднання із сервісом шифрується, паролі зберігаються виключно у вигляді незворотного відбитка, доступ до даних мають лише уповноважені особи, а обсяг цього доступу обмежений тим, що потрібно для виконання обов’язків.
Ми виконуємо регулярні резервні копії, зокрема копію, що зберігається поза сервером. Доступ до адміністративних систем обмежений і реєструється.
9. Зміни політики
Ми можемо оновлювати цю політику, коли змінюється законодавство або спосіб роботи наших послуг. Актуальна версія завжди доступна за цією адресою разом із датою останньої зміни, зазначеною на початку документа.
У разі змін, що істотно впливають на ваші права, ми повідомимо вас окремо — електронною поштою або повідомленням у Панелі клієнта.